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长沙环境保护职业技术学院党政公文处理工作细则

时间:2015-10-23 16:39来源:党政办公室 作者:陈安琪 点击:
  

长沙环境保护职业技术学院党政公文处理工作细则

 

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学院公文处理工作,进一步精简公文、转变文风,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)、《湖南省党政机关公文处理工作细则》(湘办发[2012]40号),结合学院工作实际,特制定本细则。

第二条 学院公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 

第五条 党政办公室是学院公文处理的管理机构,主管学院的公文处理工作并指导全院各部门的公文处理工作。党政办公室配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 学院适用的公文种类主要包括:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员的决定事项。

(三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (四)通知。适用于传达上级机关指示精神;要求各部门周知或者办理的事项;批转、转发公文;发布规章制度,印发工作总结、计划等。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(六)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级部门请示事项。

(九)函。适用于同级或不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 学院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,用6位阿拉伯数字标注在首页左上角。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”,根据国家有关规定和工作需要标注保密期限。未标注保密期限的公文按国家有关规定办理。密级和保密期限标注在首页左上角份号下方。电报的密级标注在密级栏内。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度标注在首页左上角,涉密公文标注在密级下方。电报的紧急程度标注在等级栏内。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联署机关名称,也可以单独用主办机关名称。并用联署机关名称时,一般主办机关排列在前,其他机关按党政机关排名惯例排列。发文机关标志的字号不得大于上级发文机关标志的字号。学院发文机关标志主要形式及使用范围:

1、《中共长沙环境保护职业技术学院委员会文件》(含纪委文件)适用于院党委(纪委)职责范围内重大事项的决定、通知等。

2、《长沙环境保护职业技术学院文件》适用于学院行政职责范围内重大事项的决定、通知等。

3、《共青团长沙环境保护职业技术学院委员会文件》适用于学院团委职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等。

4、《长沙环境保护职业技术学院》上报件适用于院党委、行政职责范围内重大事项的报告、请示等。

5、《长沙环境保护职业技术学院》函件适用于下发党务、行政方面的通知、会议纪要等。

6、学院各部门自行印制的函头纸件只能在院内使用。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字应当准确、规范、精炼、无歧义、固定使用,不得与上级机关、同级机关代字雷同。联合行文时,使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份全称标注在六角括号内,发文顺序号不编虚位,不加“第”字。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文应当标注所有联署机关签发人姓名,签发人姓名按照发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次标注,一般每行排两个姓名,“签发人”三字与第一个签发人姓名处在同一行,最后一个签发人姓名与居左的发文字号处在同一行。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。联合行文联署机关过多时,标题中发文机关名称可以省略。标题中应当尽量避免使用标点符号,确需使用的,可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,结构层次较多时,序数应当依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。一般第一层小标题用黑体字,第二层小标题用楷体字,第三、四层小标题用仿宋体字。公文的首页必须显示正文。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。有多个附件的,用阿拉伯数字标注附件顺序号,依序标注附件名称。附件名称回行时,与上行附件名称的首字对齐。附件名称后不使用标点符号。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。公文签发后,因故不能及时发文时,成文日期可以请示签发人重新确定或者由发文机关文秘部门提出意见报领导确定。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。上行文应当加盖发文机关印章。联合行文的,联署机关应当加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项,居左空二字加圆括号标注在成文日期下一行。请示应当在附注处标注联系人姓名和联系电话。

(十五)附件。正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排在版记之前,与正文一起装订。不能与正文一起装订时,应当在附件左上角标注公文的发文字号,并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关顺序排列。

(十七)印发机关和印发日期。印发机关为行文机关或者其办公厅(室)。印发日期为公文的送印日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十八)页码。公文页数顺序号。单页码居右空一字,双页码居左空一字标注。公文的正文与附件一起装订时,页码应当连续标注。

第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012)执行。

第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。一般每面排22行,每行排28个字,特定情况可以作适当调整。

第四章  行文规则

第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,遇有重大自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十三条 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

第十四条 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十五条 除上级机关负责人直接交办事项外,不得学院名义向上级机关负责人报送公文,不得以学院负责人名义向上级机关报送公文。

第十六条 涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得行文;擅自行文的,应当责令其纠正或者撤销。

第十七条 学院内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)起草涉密公文,应当拟定密级和保密期限。

(八)起草紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要拟定紧急程度。

(九)学院负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

    第二十条  拟稿人应当清楚填写“长沙环境保护职业技术学院发文稿”中有关要素,并送本部门负责人签字。拟办单位负责人审核的重点是:是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定;是否需要其它单位会签。

 第二十一条  如需会签,送会签部门负责人签署会签意见。会签重点是:把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会签部门如有不同意见,应明确表述,若只签姓名,则视为同意。

    第二十二条 公文文稿签发前,应当由党政办公室负责人审核。审核的重点是:

是否确需行文,行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)结构是否合理,观点是否鲜明,材料是否充实;文种是否正确,格式是否规范,密级和保密期限是否准确,紧急程度是否恰当。

(五)文字、数字、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号等是否准确规范。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十三条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

第二十四条 公文应当经学院负责人审批签发。重要公文和上行文由学院主要负责人签发。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章 公文精简

第二十五条 公文精简是指通过采取积极有效的措施严格控制公文的数量、规格、篇幅和印发范围,做到公文数量适度、规格适用、篇幅适当、印发范围适宜。 

第二十六条 规范领导干部签发文件行为。领导干部带头执行有关公文处理和精简文件的规定,严格按规定程序审批文件,不直接签发未经党政办公室按办文程序办理的以学院名义行文的文件;发文前提请学院审议的文件代拟稿,审议前应交由党政办公室进行审核。支持党政办公室按规定履行职责,重视党政办公室提出的精简文件的意见和建议,对各种违规批文、办文的做法坚决予以制止。
  第二十七条 减少重复发文。凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的,现行文件规定仍然适用的,上级文件已有明确、具体的政策措施的,内容与已发文件雷同或没有实质内容、可发可不发的,一律不再发文。通过媒体公开发布的文件,不再印发纸质文件。领导同志在会议上的报告、讲话,一般不再作正式文件印发。

第二十八条 严格控制公文篇幅。倡导清新简练的文风,不讲空话、套话、虚话。起草公文要突出思想性、针对性和可操作性,做到条理清楚、文字精练,意尽文止。 
  第二十九条 力戒升格行文。由部门(含议事协调机构等,下同)行文或部门联合行文能够解决的,不以党委、行政名义行文。贯彻上级部门文件精神确需行文的,由对口部门行文,不以党委、行政名义行文。
  第三十条 杜绝越权行文。未经党委、行政批准,各部门不得向下级党组织、部门发布指令性文件,不得要求下级党组织、部门报文,不得要求下级党组织、部门转发其制发的文件。涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得各自向下行文。部门内设机构除办公室根据授权可以对外正式行文外,其他内设机构不得对外正式行文。临时机构一般不对外行文。
  第三十一条 控制联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,以党委、行政名义单独行文,不得联合行文。属于部门各自职权范围内的工作,以部门名义单独行文,不得联合行文;因工作需要确需联合行文的,应当控制联署单位数量。
  第三十二条 压缩事务性文件。严格控制表彰奖励类文件。政策性文件的贯彻落实部门可以根据法定职责确定的,一般不再印发责任分工文件。除党委、行政重大会议活动需由党政办公室发布通知外,各部门的会议活动,一律不以党政办公室名义发布通知。小型座谈会、协调会,可以采取电话、短信、电子邮件等形式通知的,不印发纸质文件。干部任免、议事协调机构的调整等事宜,应当尽量合并发文。
  第三十三条 防止以文件贯彻文件。反对形式主义和文牍主义,各部门要结合实际贯彻落实上级文件,不得照抄照搬,层层转发。改进工作督促考评办法,各部门不得要求对口发文,不得把是否对口发文作为考核下级单位工作的指标。
  第三十四条 严格控制文件印发范围。合理确定文件印发范围和印发数量,严格执行文件管理规定,严格控制随意加印文件,不得加印文件作为会议材料。推进学院信息公开和信息化建设,创新办事程序和方式,可以向社会公开的事项应当通过学院网站公布或网上办理。通过媒体公开发布的公文,不再下发纸质公文。已标注公开发布的公文,不再翻印。

第七章 公文办理

 第三十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

     第三十六条  收文办理是指上级机关来文、平行单位来文和院内各部门、单位来文的办理过程,包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

    (一)签收。党政办公室公文办理人员对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。签收如发现问题,必须及时向来问单位查询,并采取相应的处理措施。

    (二)登记。党政办公室对收到来文后,要及时进行登记,对收文编号、收文时间、发文单位、来文字号、来文标题、承办期限等等进行详细登记。

    (三)初审。公文办理人员对收到公文按有关规定进行初审。经初审不符合规定的公文,及时退回来文单位并说明理由。审核合格后的各类来文,并填写文件处理单,送办公室有关负责人提出拟办意见。

    (四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

     批办性公文应按照有关规定,结合工作实际,提出准确规范、简明扼要的拟办意见,送有关领导批办。对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示阅知。凡涉及两个或两个以上部门办理的文件,批办时应注明主办部门。批办时间一般不超过3个工作日。需要答复的公文,要及时答复来文单位。

    已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过1周,紧急文件应当按文件时限要求办理,确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件,主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。

    (五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照单位负责人职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照单位负责人职务排序从后向前传批。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续,随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

    (六)催办。公文转办后应主动掌握办理进展情况,督促承办部门按期办结。对超出办理时限要求的文件,办理人员要进行催办。

    (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

    第三十七条  发文办理是指以学院名义制发公文的过程,包括复核、登记、印制、核发等程序。

    (一)复核。已经签发的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

    (二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数,并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

    (三)印制。公文一般由拟稿部门负责校对。由党政办公室秘书通知拟稿部门校核后印制。印制时严格履行校对、制版、印刷、装订、用印等程序,确保公文印制质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

    (四)核发。公文印制完毕,应当对成品公文的文字、格式等再作核实,并对用纸、墨色、装订等进行检查,核实无误后准确及时分发。院内文件一般在办公自动化系统发布。学院公文在系统中发布后,各部门要及时查收(每个工作日上午上班后、下班前,下午上班后、下班前各登录办公系统收看1次),并按程序办理,组织传达贯彻落实。

    必要的纸质文件由拟稿部门负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的院内发文必须一一送交签收。送院外的重要文件必须用挂号发出或亲送签收。

    第三十八条  整理归档。需要归档的公文及有关材料,各部门应当根据有关档案法律法规及学院档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。涉及两个以上部门办理的文件,由主办部门进行归档。

第七章 公文管理

    第三十九条  院内各部门应当严格执行公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

 第四十条  学院公文应当发给组织,一般不发给个人。

 学院公文由党政办公室统一管理。全院各部门要有专人负责公文管理。涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。  

 第四十一条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 对处理涉密公文的计算机及存储介质,应当按照同等密级公文要求管理。

  公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

 涉密公文未经批准,不得携带外出。确因工作需要携带涉密公文外出的,必须经发文机关同意或者经发文机关授权的公文管理机关同意。

 发现涉密公文遗失或者泄密的,应当及时报告并采取处理措施。

 第四十二条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,任何单位和个人不得擅自扩大或者缩小印发传达范围;需要变更的,应当经发文机关批准。

 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。

    第四十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十四条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

学院应当按照有关规定对公文进行定期清理。对修订的公文,应当及时重新发布;对撤销和废止的公文,应当及时公布公文目录。

第四十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十六条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,送交保密行政管理部门销毁工作机构或者指定的承销单位销毁,确保不丢失、不漏销、不错销、不泄密。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十七条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附 则

    第四十八条 党政机关公文含电子公文。电子公文与纸质公文具有同等效力。

    第四十九条 本办法由学院党政办公室负责解释。
    第五十条  本办法自发布之日起施行。2009年1月16日学院发布的《长沙环境保护职业技术学院公文处理办法》同时废止。

 

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